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Para academias e estúdios

WhatsApp para academias e estúdios: aula experimental, mensalidade e volta aos treinos

Para academias, boxes e estúdios de pilates, dança e luta que atendem pela API Oficial da Meta: a aula experimental que começa num QR Code ou num anúncio, o aviso de mensalidade que é utilidade e o convite de renovação que é marketing, a volta de ex-alunos sem pesar no número e um agente que responde a grade de aulas sem montar treino.

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O problema

Muita pergunta fora de hora, pouca gente e a renovação no meio

Na academia, o WhatsApp da recepção mistura três conversas: quem viu um anúncio e quer saber como funciona a aula experimental, o aluno que pergunta se amanhã tem a turma das 7h e o ex-aluno que sumiu há quatro meses. Tudo cai no mesmo aparelho, que fica no balcão e passa de mão em mão entre os turnos.

  • O pico é fora do horário da recepção: a dúvida chega às 6h, antes de a recepção abrir, ou às 22h, quando ela já fechou, e o interessado fecha com o estúdio que respondeu primeiro.
  • Cobrança e renovação parecem a mesma mensagem, mas não são: para a Meta, avisar que a mensalidade será cobrada no cartão é utilidade; pedir para renovar o plano é marketing, que custa bem mais por entrega.
  • Chamar todos os ex-alunos no mesmo dia pesa no número: quem não quer mais receber bloqueia ou denuncia, e a Meta pode limitar o envio de quem recebe muito retorno negativo.
  • Menor de idade e dado de saúde: turmas de luta, dança e natação têm crianças e adolescentes, e atestado e avaliação física chegam pelo WhatsApp. Os dois casos têm regra própria na LGPD.

Abaixo, quatro montagens com o que o InvestCRM faz hoje, o plano de cada uma e o que continua por conta da academia.

Montagens no InvestCRM

Da aula experimental à volta aos treinos

Os rótulos em negrito são os da tela. O funil, as tarefas e a caixa de entrada usados aqui estão explicados em CRM para WhatsApp.

A partir do plano Start

1. Aula experimental pelo QR Code da recepção e pelo anúncio

Começa quando

A pessoa lê o QR Code do cartaz e manda a frase pronta, ou toca num anúncio de clique para o WhatsApp e escreve.

Como montar

  1. No gerador de link e QR Code do site, monte o link do número da academia com a mensagem pronta "Quero uma aula experimental" e imprima o QR Code no cartaz da recepção.
  2. Em Automações, crie um fluxo com o gatilho O contato envia uma mensagem: em Palavras que ligam o fluxo, ponha "aula experimental" e, em Como comparar, deixe A mensagem contém a palavra. Vale a frase do QR Code e também quem digita do próprio jeito; Ignorar acentos e maiúsculas já vem ligado.
  3. Para o anúncio, crie outra automação com o gatilho O contato vem de um anúncio e escreve e mande para o mesmo caminho com o bloco Iniciar a automação. O clique sozinho não dispara nada: a Meta só avisa quando a pessoa manda a primeira mensagem. Sem essa segunda automação, quem vem do anúncio e escreve outra coisa cai na Resposta padrão (montagem 4).
  4. Ponha um bloco Pergunta do tipo Escolha entre opções (Musculação, Funcional, Pilates…), salvando a resposta no Campo 1, e outro com o dia e o horário preferidos, salvo no Campo 2. O Campo 2 fica só para isso nesta página.
  5. Feche com Ações: Adicionar Tag "Aula experimental" e Adicionar ao funil, na etapa "Aula marcada" de um funil com Aula marcada, Veio à aula, Matriculado e Perdido.
  6. A confirmação do horário sai como mensagem comum, porque a pessoa acabou de escrever e a janela de 24 horas está aberta. Se a recepção só responder depois que a janela fechar, ela abre a conversa e usa Enviar modelo de mensagens com o aula_experimental_horario, que pede para a pessoa responder: com a resposta, a janela abre de novo e o horário vai como mensagem comum.

O que acontece

Quem escreve às 22h já sai com a aula pedida, e a recepção abre o funil de manhã sabendo a modalidade e o horário de cada um. Quem não aparece vai para Perdido com um motivo pronto, como Não é o momento, e a etapa Veio à aula mostra quantos experimentaram de fato.

Tela do InvestCRM: construtor de automação com o gatilho de palavras, uma mensagem com três botões e, ligados a eles, os blocos Atendimento com IA, Ações com Adicionar Tag e Adicionar ao funil, Condição por tag e um Atraso Inteligente de 10 minutos
Tela real do InvestCRM, com dados de exemplo.

A partir do plano Start

2. Aviso de mensalidade como utilidade, convite de renovação como marketing

Começa quando

O aluno recebe a tag "Mensalidade a vencer" (gatilho Tag atribuída ao contato), aplicada pela recepção ou pelo sistema da academia.

Como montar

  1. Importe a planilha de alunos (CSV ou XLSX) com a data da próxima cobrança no Campo 3 e marque com a etiqueta "Plano vencendo" quem está no último mês de um plano com prazo (trimestral, semestral, anual); para esses, o Campo 3 é a data em que o plano termina.
  2. Mande para aprovação os modelos mensalidade_a_vencer (Utilidade) e renovar_plano (Marketing), da seção de modelos.
  3. Crie o fluxo com o gatilho Tag atribuída ao contato, "Mensalidade a vencer", e ponha logo depois um bloco Condição que olha Uma tag do contato: "Plano vencendo". O bloco tem duas saídas, Sim e Não.
  4. Na saída Não, um Modelo aprovado com o aviso de mensalidade, que serve para cartão, PIX ou boleto; na Sim, outro com o convite de renovação. Nos dois, {{1}} = Primeiro Nome e {{2}} = Campo 3. Feche cada caminho com Remover Tag "Mensalidade a vencer".
  5. Uma vez por semana, na tela Contatos, selecione quem vence nos próximos dias e aplique a tag de uma vez. No Business, o sistema da academia faz isso pela API, até 60 chamadas por minuto por chave; quem dispara a automação é a etiqueta, porque gravar só o campo pela API não aciona gatilho nenhum.

O que acontece

O aluno que só tem a mensalidade do mês recebe um aviso sem oferta, que a Meta cobra como utilidade, pague ele no cartão, no PIX ou no boleto. O convite de renovação, que é marketing, vai só para quem tem o plano terminando, com o jeito de sair. A etiqueta sai no fim de cada caminho e fica pronta para o mês seguinte.

A partir do plano Business

3. Volta aos treinos para ex-alunos, em lotes

Começa quando

Uma transmissão para quem tem a etiqueta "Ex-aluno", dividida em lotes, um por dia.

Como montar

  1. Em Transmissões, escolha o modelo volta_aos_treinos (Marketing). Em Público alvo, a condição Tag é "Ex-aluno"; com + Excluir público, tire "Menor de idade" e quem pediu na recepção para não receber ofertas.
  2. Marque Confirmo o opt-in, que o sistema pede antes de publicar. Se a transmissão passar de 100 mensagens no mesmo dia, aparece o aviso Mais de 100 disparos por dia: denúncias podem levar ao bloqueio do número mesmo na API Oficial.
  3. Para espalhar o envio, use o Envio Avançado: divida o público em 2 a 30 lotes e agende cada um num dia. Cada lote vira uma transmissão própria na lista, com as suas métricas.
  4. No fluxo da transmissão, ligue o botão "Quero voltar" a Ações com Adicionar ao funil, na etapa "Reativação", e a um bloco Encaminhar para atendimento humano para a recepção conversar.

O que acontece

O relatório de cada lote mostra enviados, entregues, lidos, respostas, falhas e cliques por botão. Quem digita SAIR ou PARAR vai para a lista de bloqueio; quem disser à recepção que não quer mais pode receber a etiqueta descadastro, que leva o número para a mesma lista. No Start não há lotes, e a cota é de 1.000 mensagens de transmissão por mês: um público maior do que o saldo é recusado inteiro.

Tela do InvestCRM: bloco Público alvo da transmissão com o menu + Condição aberto em Filtros Gerais (Tag, Segmento, Sequência de assinatura, Origem do opt-in), a contagem de 64 contatos que vão receber, a lista Pronto para transmitir e a caixa Confirmo o opt-in
Tela real do InvestCRM, com dados de exemplo.

A partir do plano Start

4. Agente que responde a grade de aulas sem montar treino

Começa quando

Um aluno ou interessado pergunta horário de turma, condição de plano ou se pode treinar com dor, e quem responde é o agente de IA ligado à resposta padrão.

Como montar

  1. Crie uma base de conhecimento com a grade de aulas, os planos com fidelidade e regras de cancelamento e o que levar na primeira aula, e marque essa base na aba Conhecimento do agente.
  2. Em Outras regras ou restrições (até 8.000 caracteres), escreva que o agente não monta treino, não indica suplemento nem dieta e não comenta dor ou lesão: nesses casos, a conversa vai para um professor.
  3. Em Automações → Básicas, use Configurar com IA na Resposta padrão, que entra quando nenhuma palavra-chave reconheceu a mensagem. Se a academia quer a IA só fora do expediente, ligue Responder só fora do horário de atendimento (mensagem de ausência) e preencha o horário.
  4. Em Iniciadores de conversa, cadastre até 4 atalhos sem emoji, como "Horários das aulas" e "Quero uma aula experimental", cada um abrindo a automação certa.

O que acontece

A dúvida das 22h tem resposta, e pedido de treino ou de orientação sobre dor fica com quem tem formação para isso. No Business, a habilidade Transferir para setor/pessoa põe a conversa no setor "Professores"; no Start, o agente informa o horário em que a equipe responde.

Tela do InvestCRM: aba Conhecimento do editor do agente de IA, com as fontes que ele consulta antes de responder, três bases marcadas como Disponível, o link Gerenciar bases e o botão Testar agente no alto
Tela real do InvestCRM, com dados de exemplo.

Modelos de mensagem

Cinco modelos da rotina da academia

Para falar primeiro com o aluno, fora da janela de 24 horas, é preciso um modelo aprovado pela Meta. Avisar a cobrança e convidar para renovar caem em categorias diferentes, mesmo com a data no texto: compare o segundo e o terceiro.

  • Horário da aula experimental

    Utilidade

    Nome do modelo: aula_experimental_horario

    Olá, {{1}}. Recebemos o seu pedido de aula experimental e a recepção já separou um horário para você. Responda esta mensagem para confirmarmos o dia e a hora.

    • Quero confirmar
    • Prefiro outro dia

    Por que esta categoria

    Responde a um pedido da própria pessoa e não tenta vender o plano. Se ganhar um "matricule-se hoje", vira marketing: a Meta trata conteúdo misturado como marketing. Tem uma variável só porque sai pelo Enviar modelo da conversa, que preenche toda variável com o nome; a resposta reabre a janela, e o horário vai como mensagem comum.

  • Mensalidade a vencer

    Utilidade

    Nome do modelo: mensalidade_a_vencer

    Olá, {{1}}. A próxima mensalidade do seu plano vence em {{2}}. Se ela é cobrada no cartão cadastrado, não precisa fazer nada; para receber o PIX ou o boleto, ou tirar uma dúvida sobre a cobrança, responda esta mensagem.

    Por que esta categoria

    A Meta põe nos alertas de conta, como utilidade, o lembrete de que o pagamento mensal será cobrado no cartão salvo e o aviso para completar o saldo até uma data. Este só informa a cobrança, sem oferta e sem pedir renovação, por isso serve para todo aluno com mensalidade.

  • Convite para renovar

    Marketing

    Nome do modelo: renovar_plano

    Olá, {{1}}! O seu plano termina em {{2}}. Quer continuar treinando com a gente? A recepção mostra as opções de renovação, com prazo de fidelidade e regras de cancelamento por escrito. Para não receber mais avisos como este, responda PARAR.

    • Quero renovar

    Por que esta categoria

    A regra de categorias da Meta diz que utilidade não pode tentar garantir renovação e dá o aviso de assinatura que vence com "renove hoje" como exemplo de marketing. Por isso este é marketing, vai só para quem tem a etiqueta "Plano vencendo" e já remete às condições completas.

  • Volta aos treinos

    Marketing

    Nome do modelo: volta_aos_treinos

    Oi, {{1}}! Sentimos sua falta na [Academia]. Se quiser voltar, a equipe monta um horário com você e explica os planos de agora. Se não quiser mais convites da academia, responda SAIR.

    • Quero voltar

    Por que esta categoria

    Chamar ex-aluno é marketing por definição: não há serviço em andamento. O texto não promete perda de peso nem resultado, para não induzir ninguém a erro (CDC, art. 37), e diz como sair.

  • Aula cancelada

    Utilidade

    Nome do modelo: aula_cancelada

    Olá, {{1}}. A aula da sua turma de hoje foi cancelada. As outras turmas seguem no horário normal; se quiser trocar de turma, responda esta mensagem.

    Por que esta categoria

    Atualiza um serviço que o aluno já contratou, sem oferecer nada junto: é o mesmo raciocínio que a Meta aplica ao aviso de alteração ou cancelamento de um pedido. Sai por uma transmissão para a etiqueta da turma, com {{1}} = Primeiro nome.

Quanto custa

Um mês de mensagens de uma academia, pela tabela da Meta

Exemplo de uma academia com um número: avisos de cobrança, confirmações e cancelamentos de aula como utilidade, renovação e volta de ex-alunos como marketing, e as conversas do dia a dia dentro da janela de 24 horas como serviço. A Meta cobra por mensagem entregue, na forma de pagamento cadastrada na conta dela; o InvestCRM não cobra por mensagem.

Conta de exemplo com a tabela oficial da Meta, número do Brasil
Para queCategoriaMensagens no mêsCobradasPreço por mensagemCusto no mês
Convites de renovação e volta aos treinosMarketing900900R$ 0,3217R$ 289,53
Avisos de mensalidade, confirmações e aulas canceladasUtilidade700700R$ 0,0350R$ 24,50
Conversas com interessados e alunos, da recepção e do agenteServiço (atendimento)2.5001.500R$ 0,0350R$ 52,50
Total estimado no mês, pago direto à MetaR$ 366,53

As primeiras 1.000 mensagens de serviço de cada número, todo mês, são grátis.

Se os modelos de utilidade desta conta fossem classificados como marketing, o mesmo mês passaria de R$ 366,53 para R$ 567,22.

O que mais baixa essa conta sem mexer no volume é a categoria: o aviso de mensalidade, sem oferta, sai como utilidade para todo aluno, e o convite de renovação vai só para quem tem o plano terminando. Para o seu volume, use a calculadora.

Os volumes são um exemplo para mostrar a conta, não dados de um cliente.

Tabela da Meta em reais para números do Brasil, vigente desde 01/10/2026, conferida em 09/10/2026. Ver a tabela na Meta

Faça a sua conta na calculadora →

Regras do segmento

O que a Meta, o CDC e a LGPD pedem, e o que o sistema faz

Para academia e estúdio, o peso maior está nas regras da Meta, no Código de Defesa do Consumidor e na LGPD. Cada item traz o link do texto oficial. O InvestCRM envia e organiza; o texto, o público e o contrato são da academia.

  • Cobrança é utilidade; renovação é marketing

    Na regra de categorias da Meta, o lembrete de que o pagamento mensal de um serviço será cobrado no cartão salvo é exemplo de utilidade. O aviso de assinatura que vai vencer com "renove hoje" é marketing: mensagem de utilidade não pode promover, oferecer nem tentar garantir renovação. Pesquisa de opinião só é utilidade quando fala de um atendimento específico; a genérica não é aprovada como utilidade.

    No InvestCRM

    O bloco Condição separa os dois públicos no mesmo fluxo, pela etiqueta "Plano vencendo". Se a Meta passar um modelo seu de utilidade para marketing, a tabela Meus Modelos, em Configurações → WhatsApp, mostra a categoria nova com o aviso da mudança.

    Fonte: Categorias de modelo da Meta

  • Opt-in, pedido para parar e retorno negativo

    A Política de Mensagens do WhatsApp Business só permite falar com quem deu o número e aceitou receber mensagens, e exige respeitar todo pedido para parar, feito dentro ou fora do WhatsApp. Ela também avisa que as pessoas podem bloquear ou denunciar empresas e que os sistemas da Meta podem limitar quantas mensagens uma empresa envia com base nesse retorno.

    No InvestCRM

    Antes de publicar, o sistema pede Confirmo o opt-in; acima de 100 mensagens no dia, mostra o aviso e deixa voltar; o Envio Avançado do Business espalha o público em lotes. Quem digita SAIR, PARAR, STOP, CANCELAR ou DESCADASTRAR vai para a lista de bloqueio.

    Fonte: Política de Mensagens do WhatsApp Business

  • Um aceite para cada tipo de mensagem

    Nas boas práticas da mesma política, a Meta sugere pedir um consentimento que cubra as categorias de mensagem que a empresa vai mandar, como avisos de aula e ofertas, e explicar com clareza como a pessoa recusa uma categoria específica.

    No InvestCRM

    Guarde o que cada aluno aceitou numa etiqueta, como "Aceita ofertas", e use essa etiqueta como condição no Público alvo das transmissões de marketing. O sistema não pergunta isso sozinho: a pergunta pode ser um bloco Pergunta no fluxo de matrícula.

    Fonte: Boas práticas da Política do WhatsApp Business

  • Aluno menor de idade

    A LGPD manda tratar dados de crianças e adolescentes no melhor interesse deles (art. 14) e só tratar dados de criança com o consentimento específico e em destaque de pelo menos um dos pais ou do responsável legal (art. 14, § 1º).

    No InvestCRM

    O InvestCRM não sabe a idade de ninguém. Cadastre o contato do responsável, marque o aluno com a etiqueta "Menor de idade" quando ele tiver número próprio e tire essa etiqueta do público com + Excluir público nas transmissões de marketing.

    Fonte: LGPD, art. 14 (Lei 13.709/2018)

  • Atestado, avaliação física e biometria

    Dado referente à saúde e dado biométrico são dados pessoais sensíveis (LGPD, art. 5º, II): atestado, anamnese e a digital usada na catraca entram nessa categoria. Fora das hipóteses de dispensa do art. 11, o tratamento depende de consentimento específico e destacado, para finalidades específicas.

    No InvestCRM

    O arquivo que o aluno manda pela conversa abre na Caixa de entrada só por um link assinado, válido entre 60 e 90 minutos. A IA só olha fotos se a conta ligar Entender fotos e áudios, com o aceite registrado.

    Fonte: LGPD, arts. 5º e 11 (Lei 13.709/2018)

  • Oferta clara e prazo para desistir

    O Código de Defesa do Consumidor pede informação correta, clara e precisa sobre preço e características na oferta (art. 31) e chama de enganosa por omissão a publicidade que deixa de informar dado essencial (art. 37, § 3º), como fidelidade e multa de cancelamento. O art. 49 dá 7 dias para desistir quando a contratação acontece fora do estabelecimento comercial, "especialmente por telefone ou a domicílio".

    No InvestCRM

    O InvestCRM não revisa o texto da oferta. Ponha as condições no modelo ou na base de conhecimento do agente e, se a matrícula for fechada pela conversa, anote a data numa nota do negócio no funil. Como o art. 49 se aplica à venda por mensagem é pergunta para o seu jurídico.

    Fonte: Código de Defesa do Consumidor (Lei 8.078/1990)

  • Treino é com o profissional de Educação Física

    A Lei 9.696/1998 dá ao profissional de Educação Física a competência de coordenar, planejar, programar, supervisionar, avaliar e executar programas e planos nas áreas de atividades físicas e do desporto (art. 3º).

    No InvestCRM

    O sistema não sabe o que é treino: a trava é a regra escrita em Outras regras ou restrições, mais a transferência para um professor. Antes de ligar, faça perguntas como "que treino eu faço para emagrecer?" no Testar agente.

    Fonte: Lei 9.696/1998 (profissão de Educação Física)

  • Pilates dado por fisioterapeuta segue o COFFITO

    Quando a aula de pilates é dada por fisioterapeuta, vale a Resolução COFFITO 532/2021: para divulgar imagem, texto ou áudio de aluno ou da aula, o Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (arts. 1º e 2º) e, na publicação, o nome do profissional, o número de inscrição e a data (art. 4º).

    No InvestCRM

    O InvestCRM não sabe quem dá cada aula. Se o estúdio tem fisioterapeuta à frente, leia também as regras de saúde da página de clínicas e escreva o CREFITO no próprio modelo.

    Fonte: Resolução COFFITO 532/2021

Regras conferidas nas fontes oficiais em 18/10/2026. Não é orientação jurídica: na dúvida, consulte o seu conselho profissional.

Plano

Business para a academia; Start para o estúdio pequeno

Para a academia, o indicado é o Business: alunos e ex-alunos somam contatos rápido, e ele inclui 5.000, com transmissões sem limite de mensagens no mês, o Envio Avançado em lotes, a API para o sistema da academia aplicar etiquetas e a fila de atendimento com setores. Cabem você e mais 3 pessoas (recepção, coordenação e comercial, por exemplo) e até 10 automações ligadas.

Um estúdio com poucos alunos cabe no Start, que liga 2 automações ao mesmo tempo. Escolha as duas que mais pesam, por exemplo a aula experimental pela frase do QR Code e a Resposta padrão com o agente de IA, que também recebe quem chega do anúncio. O aviso de mensalidade e a automação própria do anúncio pedem mais vagas, que o Business tem (10). O Start traz 1.000 contatos e 1.000 mensagens de transmissão por mês; ficam de fora os lotes, a API e a fila.

Na Coexistência, os contatos que vêm só da agenda do celular não entram na conta de contatos do plano. As mensagens da Meta são pagas à parte, direto a ela.

Planos do InvestCRM: preço, limites e recursos de cada um
RecursoGrátisStartBusinessEnterprise
Preço por mêsR$ 0R$ 147R$ 297R$ 597
No anual (35% de desconto)R$ 0R$ 1.146,60 por ano (equivale a R$ 95,55 por mês)R$ 2.316,60 por ano (equivale a R$ 193,05 por mês)R$ 4.656,60 por ano (equivale a R$ 388,05 por mês)
Contatos incluídos1001.0005.000Sem limite
Pessoas na contaSó vocêVocê e mais 1Você e mais 3Você e mais 15
Mensagens de transmissão por mêsNão incluso1.000Sem limiteSem limite
Envio Avançado, em lotesNão inclusoNão inclusoInclusoIncluso
Automações ligadasNão incluso21050
API e webhooksNão inclusoNão inclusoInclusoIncluso
Atendimento humano com fila e setoresNão inclusoNão inclusoInclusoIncluso

Ver todos os planos e preços →

Perguntas

Dúvidas de quem cuida da recepção da academia

A IA consegue marcar a aula experimental na agenda?

Só se estiver ligada a um sistema com API, pela habilidade Consultar sistema externo (API). Sem isso, o agente tira dúvidas, recolhe modalidade e horário preferido e deixa a marcação para a recepção. Matrícula e contrato continuam no sistema da academia.

O aluno respondeu "para de mandar". Ele sai sozinho?

Só se digitar a palavra sozinha: SAIR, PARAR, STOP, CANCELAR ou DESCADASTRAR. Clicar num botão não descadastra. Se ele pediu com outras palavras, aplique a etiqueta descadastro na tela Contatos ou use Mandar para a blacklist com vários contatos selecionados; para desfazer, é o "remover" da janela Blacklist. Mais em boas práticas de transmissão.

Quanto custa a conversa de quem chegou por um anúncio?

Se a pessoa veio de um anúncio de clique para o WhatsApp, pelo app do celular, e a academia responde em até 24 horas, a Meta abre uma janela grátis que pode durar até 7 dias, e nela não cobra as mensagens, nem os modelos. Fora dela, vale a tabela usada na calculadora.

Os professores podem usar o sistema?

Podem, como membros da equipe, dentro do número de pessoas do plano: no Start, você e mais 1; no Business, você e mais 3. Com o nível Colaborador, o professor responde conversas e mexe no funil sem editar modelos nem transmissões.

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Para montar a academia no InvestCRM

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