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Para clínicas odontológicas

WhatsApp para clínica odontológica: recepção, lembretes e retorno

Como montar o WhatsApp da clínica no InvestCRM, pela API Oficial da Meta: a recepção com IA, o lembrete da consulta como mensagem de utilidade, o convite de retorno para quem sumiu e o funil dos planos de tratamento. Com o Odonto Invest conectado, o agente consulta a agenda da clínica e marca, confirma e remarca consultas depois de confirmar quem é o paciente.

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O problema

Onde o WhatsApp da clínica costuma travar

Na clínica odontológica, quem responde o WhatsApp quase sempre é a mesma pessoa que atende o balcão e o telefone. A pergunta mais comum ("tem horário na quinta?") depende da agenda, e a agenda está em outro sistema. Quando o paciente escreve no almoço ou depois das 18h, a resposta fica para o dia seguinte, e ele pode marcar com quem respondeu primeiro.

  • Faltas e encaixes: confirmar a agenda do dia seguinte um a um, pelo celular da recepção, toma a tarde e não deixa registro de quem confirmou.
  • Retorno que ninguém lembra: limpeza, manutenção do aparelho e revisão dependem de alguém lembrar de chamar o paciente, e a lista de quem sumiu fica no sistema de gestão, longe do WhatsApp.
  • Dado de saúde no celular pessoal: foto de raio-x, exame e dúvida sobre tratamento chegam no aparelho de quem atende. Para a LGPD, dado de saúde é dado pessoal sensível.
  • A mensagem também é propaganda: o Código de Ética Odontológica vale para anúncio em qualquer meio, e uma mensagem de marketing com preço, parcelamento ou "avaliação gratuita" cai nas proibições do art. 44.

As montagens abaixo atacam cada um desses pontos com o que o InvestCRM tem hoje, e cada uma diz o plano em que funciona.

Montagens no InvestCRM

Quatro montagens para a rotina da clínica

Os nomes em negrito são os que aparecem na tela. As montagens funcionam separadas e se somam; o funcionamento do agente por dentro está em Atendimento com IA.

A partir do plano Business

1. Recepção com IA ligada à agenda do Odonto Invest

Começa quando

Em Configurações → Integrações (API), no cartão Odonto Invest, você clica em Conectar.

Como montar

  1. Entre com o seu acesso do Odonto Invest e autorize a clínica. Cada clínica do Odonto Invest fica ligada a uma única conta do InvestCRM.
  2. A conexão cria a etiqueta Paciente Odonto Invest, quatro campos (Prontuário, CPF, Data de nascimento e E-mail, todos com "(Odonto Invest)" no nome) e o agente Recepção Odonto Invest, com a ferramenta que consulta a agenda e os pagamentos da clínica. No editor do agente, essa ferramenta aparece como Integração: você só liga ou desliga.
  3. Os pacientes chegam em páginas de 200 até acabar; depois, a cada 15 minutos, entra só quem mudou no Odonto Invest. A importação não dispara automação nenhuma, e o nome que a equipe já escreveu no contato não é trocado.
  4. No fluxo de boas-vindas, ligue o botão "Já sou paciente" ao bloco Atendimento com IA com o agente Recepção Odonto Invest. Só esse agente acessa os dados da clínica.
  5. Cadastre a chave da OpenAI ou da Anthropic em Configurações → Agente de IA: sem chave, o agente não responde.

O que acontece

Antes de mostrar qualquer dado, o agente confirma a identidade pelo CPF ou pela data de nascimento. Depois mostra horários livres, marca, remarca, cancela e confirma consultas e informa pendências de pagamento, sempre repetindo dia, hora e profissional e pedindo o "sim" do paciente antes de gravar. Se a pessoa fala em dor ou urgência, a conversa vai para alguém da equipe.

Tela do InvestCRM: aba Comportamento de um agente de IA de exemplo, com três habilidades ligadas (Agendar visita pelo Calendário, Consultar pedido por sistema externo via API e Transferir para Financeiro) e o campo de regras do agente
Tela real do InvestCRM, com dados de exemplo.

A partir do plano Start

2. Lembrete da consulta como mensagem de utilidade

Começa quando

O paciente recebe a tag "Confirmar consulta" (gatilho Tag atribuída ao contato).

Como montar

  1. Mande para aprovação o modelo lembrete_consulta, na categoria Utilidade (o texto está na seção de modelos, mais abaixo).
  2. Em Automações, crie um fluxo com o gatilho Tag atribuída ao contato e escolha a tag "Confirmar consulta".
  3. Ligue um bloco Modelo aprovado com o lembrete. Nas variáveis do modelo, {{1}} = Primeiro Nome e {{2}} = Campo 1.
  4. Depois do modelo, ponha um bloco Ações com Remover Tag "Confirmar consulta", para a mesma tag servir na próxima consulta.
  5. Na véspera, a recepção importa a planilha das consultas do dia seguinte (CSV ou XLSX, com o telefone e o dia e a hora na coluna do Campo 1), que atualiza o paciente já cadastrado, e depois aplica a tag na tela Contatos, um por um ou vários de uma vez: a ficha do contato não tem onde digitar o Campo 1. Se a agenda está em outro sistema, ele pode fazer o mesmo pela API do InvestCRM (plano Business): o contato chega com o Campo 1 e a tag, e o fluxo dispara.

O que acontece

O lembrete sai na hora em que a tag entra, mesmo que o paciente não tenha escrito nas últimas 24 horas, porque é um modelo aprovado. A resposta dele cai na Caixa de entrada da equipe, onde dá para atribuir a conversa e deixar uma observação interna que o paciente não vê.

A partir do plano Start

3. Convite de retorno para quem não volta há meses

Começa quando

Uma transmissão agendada por dia e hora, para um público escolhido por condição.

Como montar

  1. Marque com uma tag quem está na hora do retorno, por exemplo "Retorno limpeza". Quem usa o Odonto Invest já tem todos os pacientes com a etiqueta Paciente Odonto Invest.
  2. Em Transmissões, escolha o modelo retorno_manutencao (categoria Marketing) e, em Público alvo, a condição Tag é "Retorno limpeza".
  3. Clique em + Excluir público e escolha a tag Odonto Invest: sem marketing: ela marca quem pediu, no Odonto Invest, para não receber marketing. A transmissão não tira esse grupo sozinha.
  4. Marque Confirmo o opt-in (o sistema pede antes de publicar), agende o dia e a hora e escolha o ritmo: Devagar (6 por minuto), Padrão (20) ou Rápido (60).

O que acontece

O relatório mostra enviadas, entregues, lidas e cliques. Quem digitar só SAIR, PARAR, STOP, CANCELAR ou DESCADASTRAR vai para a lista de bloqueio e fica fora das próximas transmissões. Clicar num botão não descadastra: só a palavra digitada.

Tela do InvestCRM: Público alvo de uma transmissão, com o menu de condições aberto (Tag, Segmento, Sequência de assinatura, Origem do opt-in), a contagem de contatos que vão receber e a caixa Confirmo o opt-in
Tela real do InvestCRM, com dados de exemplo.

A partir do plano Start

4. Plano de tratamento no funil, com motivo de perda

Começa quando

O paciente novo toca em "Primeira consulta" no fluxo de boas-vindas.

Como montar

  1. No Funil, renomeie as etapas do primeiro funil para a rotina da clínica, por exemplo: Avaliação marcada, Plano apresentado, Em tratamento, Ganho e Perdido.
  2. No fluxo, ligue o botão "Primeira consulta" a um bloco Ações com Adicionar ao funil, na primeira etapa.
  3. Depois da avaliação, arraste o card para Plano apresentado e escreva o valor do plano. Crie uma tarefa ligada ao negócio para retornar ao paciente: ela aparece em Tarefas e no Calendário.
  4. Se o paciente não fecha, marque o negócio como perdido e escolha o motivo pronto (preço, sem retorno…) ou escreva o seu.

O que acontece

O card mostra há quantos dias o plano está parado na mesma etapa, e o semáforo das tarefas aponta quem ficou sem retorno. No Enterprise, a visão Conversão junta a taxa de ganho, o tempo em cada etapa e os motivos de perda mais informados. Mais sobre o funil em CRM para WhatsApp.

Tela do InvestCRM: funil de vendas de exemplo em colunas (Novo lead, Em contato, Proposta enviada, Negociação), com o total de cada etapa e, em cada card, o valor, o telefone e as etiquetas
Tela real do InvestCRM, com dados de exemplo.

Modelos de mensagem

Modelos para a clínica, com a categoria certa

Para falar primeiro com o paciente, fora da janela de 24 horas, a mensagem tem de ser um modelo aprovado pela Meta, e a categoria decide quanto cada entrega custa. Troque o que está entre colchetes pelos dados da clínica antes de mandar para aprovação.

  • Lembrete da consulta

    Utilidade

    Nome do modelo: lembrete_consulta

    Olá, {{1}}. Lembramos da sua consulta marcada para {{2}}. Se precisar mudar o horário, responda esta mensagem que a recepção ajuda.

    • Confirmo
    • Preciso remarcar

    Por que esta categoria

    Fala de uma consulta que o próprio paciente marcou e não oferece nada: cabe em utilidade. Se o texto ganhar um "aproveite e agende a limpeza", a Meta pode passar o modelo para marketing.

  • Aviso de parcela do tratamento

    Utilidade

    Nome do modelo: pendencia_pagamento

    Olá, {{1}}. A parcela do seu tratamento vence em {{2}}. Se já pagou, pode desconsiderar este aviso; se tiver dúvida, é só responder aqui.

    Por que esta categoria

    É aviso de pagamento de um serviço que o paciente já contratou, sem oferta junto. A própria Meta dá o lembrete de pagamento como exemplo de utilidade.

  • Convite de retorno

    Marketing

    Nome do modelo: retorno_manutencao

    Olá, {{1}}! Faz um tempo desde a sua última visita. Quer que a recepção veja um horário para a sua revisão? [Clínica] · Responsável técnico: [nome], CRO-[UF] [número]. Para não receber mais mensagens como esta, responda SAIR.

    • Quero agendar

    Por que esta categoria

    Chamar de volta quem não tem consulta marcada é convite, e convite é marketing, mesmo sem preço. Por isso o texto leva o nome e o CRO do responsável técnico, não fala de preço, parcelamento nem "avaliação gratuita", e ensina a sair com SAIR.

  • Pesquisa depois da consulta

    Utilidade

    Nome do modelo: pesquisa_atendimento

    Olá, {{1}}. Como foi o seu atendimento de hoje? Responda com uma nota de 1 a 5. A sua resposta vai só para a equipe da clínica.

    Por que esta categoria

    Pesquisa sobre um atendimento que acabou de acontecer, sem pedido de avaliação pública e sem oferta. Pesquisa de opinião está entre os exemplos de utilidade da Meta.

Quanto custa

Um mês de mensagens de uma clínica, pela tabela da Meta

Exemplo de uma clínica com um número: lembretes, avisos de parcela e pesquisas como utilidade, convites de retorno como marketing e as conversas da recepção e do agente dentro da janela de 24 horas, que a Meta cobra como serviço desde outubro de 2026. O InvestCRM não cobra nada por mensagem: a Meta cobra direto na forma de pagamento da sua conta.

Conta de exemplo com a tabela oficial da Meta, número do Brasil
Para queCategoriaMensagens no mêsCobradasPreço por mensagemCusto no mês
Lembretes de consulta, avisos de parcela e pesquisasUtilidade360360R$ 0,0350R$ 12,60
Convites de retorno para quem não volta há mesesMarketing200200R$ 0,3217R$ 64,34
Respostas da recepção e do agente com a conversa abertaServiço (atendimento)1.400400R$ 0,0350R$ 14,00
Total estimado no mês, pago direto à MetaR$ 90,94

As primeiras 1.000 mensagens de serviço de cada número, todo mês, são grátis.

Se os modelos de utilidade desta conta fossem classificados como marketing, o mesmo mês passaria de R$ 90,94 para R$ 194,15.

O que mexe no preço é a categoria, não o tamanho do texto: um lembrete escrito com oferta deixa de ser utilidade. Para os volumes da sua clínica, use a calculadora.

Os volumes são um exemplo para mostrar a conta, não dados de um cliente.

Tabela da Meta em reais para números do Brasil, vigente desde 01/10/2026, conferida em 09/10/2026. Ver a tabela na Meta

Faça a sua conta na calculadora →

Regras do segmento

O que o CFO, a LGPD e a Meta pedem, e o que o sistema faz

Resumo das normas que pesam na mensagem de uma clínica odontológica, com o link para o texto oficial. O InvestCRM entrega e organiza as mensagens; o conteúdo continua sendo responsabilidade da clínica e do responsável técnico.

  • Propaganda sem preço, gratuidade nem forma de pagamento

    O Código de Ética Odontológica (Resolução CFO-118/2012) permite anunciar em qualquer meio de comunicação, desde que dentro do próprio código (art. 42). O art. 44, I, trata como infração ética a propaganda com preços, serviços gratuitos, modalidades de pagamento ou imagens de antes e depois. O art. 43 pede o nome e o número de inscrição no CRO e, na pessoa jurídica, também os do responsável técnico.

    No InvestCRM

    O InvestCRM não lê nem corrige o texto dos modelos pelas regras do CFO: a Meta revisa só as regras dela. Escreva o modelo de marketing já dentro do código, com o nome e o CRO, como no convite de retorno acima.

    Fonte: Código de Ética Odontológica (Resolução CFO-118/2012)

  • Imagem de paciente só com termo de consentimento

    A Resolução CFO-196/2019 autoriza selfie com paciente e imagem do diagnóstico e da conclusão do tratamento feita pelo dentista que executou o procedimento, sempre com o Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (TCLE). Proíbe imagem que identifique equipamento, instrumental, material ou tecido, vídeo do procedimento fora de publicação científica e expressão sensacionalista ou com promessa de resultado. Toda imagem ou vídeo leva o nome e o número de inscrição do profissional.

    No InvestCRM

    O modelo de marketing aceita imagem, vídeo ou documento no cabeçalho; a escolha da imagem e o TCLE são da clínica. As fotos que o paciente manda na conversa abrem na Caixa de entrada só por um link assinado, que vence entre 60 e 90 minutos.

    Fonte: Resolução CFO-196/2019

  • Telemarketing ativo continua vetado

    A Resolução CFO-271, de 18/06/2025, deu nova redação ao inciso XIV do art. 44: saíram do texto os cartões de desconto e a mala direta pela internet, e continua proibido oferecer serviço odontológico para aliciar pacientes por telemarketing ativo à população em geral, caixas de som, plaqueteiros e meios parecidos.

    No InvestCRM

    A transmissão vai para os contatos da sua base que entram na condição do público, e o sistema pede a confirmação do opt-in antes de publicar. Convite para quem nunca foi paciente nem pediu contato é o que mais se parece com telemarketing ativo: use a transmissão para os seus pacientes.

    Fonte: Resolução CFO-271/2025

  • Dado de saúde é dado pessoal sensível

    Na LGPD (Lei 13.709/2018), dado referente à saúde é dado pessoal sensível (art. 5º, II). O tratamento só pode acontecer nas hipóteses do art. 11, como o consentimento específico e destacado do paciente ou a tutela da saúde em procedimento feito por profissionais de saúde. O consentimento pode ser revogado a qualquer momento (art. 8º, § 5º).

    No InvestCRM

    O agente Recepção Odonto Invest só consulta dados depois de confirmar quem é o paciente e nunca mostra dados de outra pessoa. A conta tem verificação em duas etapas e níveis de acesso para a equipe. O InvestCRM não tem selo de LGPD: o tratamento dos dados está na política de privacidade.

    Fonte: Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018)

  • Opt-in, pedido de saída e documento de identidade

    A Política de Mensagens do WhatsApp Business pede o opt-in de quem recebe e que todo pedido para parar de receber seja respeitado. Ela também pede que a empresa não solicite números completos de cartão, de conta financeira ou de documento de identidade, e proíbe usar o WhatsApp para telemedicina ou para trocar informação de saúde onde a lei aplicável não permitir.

    No InvestCRM

    Antes de publicar uma transmissão, o sistema pede a caixa "Confirmo o opt-in". Quem digita só SAIR, PARAR, STOP, CANCELAR ou DESCADASTRAR vai para a lista de bloqueio. O agente do Odonto Invest aceita CPF ou data de nascimento para confirmar a identidade: por causa dessa regra, prefira a data de nascimento e escreva isso nas regras do agente, em Configurações → Agente de IA.

    Fonte: Política de Mensagens do WhatsApp Business

  • Utilidade é aviso sem tom de venda

    Pela regra de categorias da Meta, um modelo de utilidade não tem tom promocional e trata de algo específico do usuário, como a consulta que ele marcou ou o pagamento que ele deve. Modelo com conteúdo misturado, como um aviso com promoção junto, é marketing.

    No InvestCRM

    Quando a Meta muda a categoria de um modelo seu, a tabela Meus Modelos, em Configurações → WhatsApp, mostra o aviso "a Meta mudou de Utility" ao lado da categoria nova, e o preço daquela entrega passa a ser o de marketing.

    Fonte: Categorias de modelo da Meta

Regras conferidas nas fontes oficiais em 18/10/2026. Não é orientação jurídica: na dúvida, consulte o seu conselho profissional.

Plano

Qual plano a clínica precisa

Com o Odonto Invest, o plano é o Business. A conexão usa o recurso de API e integrações, que começa nele, e cria o agente Recepção Odonto Invest, que ocupa uma das 5 vagas de agente do plano. O Business também traz a fila de atendimento humano por setor, para onde vão os casos de dor ou urgência, e cabe você e mais 3 pessoas na conta (recepção, dentista e gestão, por exemplo).

Sem o Odonto Invest, o Start cobre o lembrete por automação (2 automações ligadas), o convite de retorno por transmissão (1.000 mensagens de transmissão por mês), um funil e um agente de IA respondendo dúvidas a qualquer hora. A IA só marca horário se estiver ligada a uma agenda: o Odonto Invest ou outro sistema com API, pela habilidade "Consultar sistema externo (API)".

Os pacientes importados viram contatos e entram na conta de contatos do plano. Os incluídos em cada plano estão na tabela.

Planos do InvestCRM: preço, limites e recursos de cada um
RecursoGrátisStartBusinessEnterprise
Preço por mêsR$ 0R$ 147R$ 297R$ 597
No anual (35% de desconto)R$ 0R$ 1.146,60 por ano (equivale a R$ 95,55 por mês)R$ 2.316,60 por ano (equivale a R$ 193,05 por mês)R$ 4.656,60 por ano (equivale a R$ 388,05 por mês)
Pessoas na contaSó vocêVocê e mais 1Você e mais 3Você e mais 15
Contatos incluídos1001.0005.000Sem limite
Agentes de IA1, só no chat de teste15Sem limite
Automações ligadasNão incluso21050
Mensagens de transmissão por mêsNão incluso1.000Sem limiteSem limite
Funis de vendasNão incluso15Sem limite
Atendimento humano com fila e setoresNão inclusoNão inclusoInclusoIncluso
API e webhooksNão inclusoNão inclusoInclusoIncluso

Ver todos os planos e preços →

Perguntas

Dúvidas de quem toca a recepção

Preciso usar o Odonto Invest para usar o InvestCRM na clínica?

Não. Sem ele, o lembrete, o convite de retorno, o funil e o agente de IA funcionam do mesmo jeito; o que muda é que a IA não enxerga a agenda e não marca horário. O Odonto Invest é o sistema de gestão odontológica da mesma empresa do InvestCRM, e a integração com ele começa no plano Business.

Não vejo o cartão do Odonto Invest em Integrações (API). Por quê?

O cartão aparece nas contas marcadas como clínica de saúde e nas que já se conectaram uma vez. Hoje quem faz essa marcação é a equipe do InvestCRM: peça pelo botão Falar com vendas, no fim desta página.

O agente pode orientar o paciente sobre dor ou tratamento?

Não. As regras que vêm no agente Recepção Odonto Invest proíbem diagnóstico, orientação clínica e promessa de resultado, e mandam passar para uma pessoa quando o assunto é dor, urgência ou reclamação. Preço, só o que o sistema da clínica devolver; pedido de desconto vai para a equipe.

A clínica tem duas unidades. Dá para usar um número só?

Cada conta do InvestCRM tem um número de WhatsApp, e cada clínica do Odonto Invest se liga a uma conta só. Duas unidades com agendas separadas pedem duas contas, cada uma com o seu número e a sua assinatura.

A recepção pode continuar respondendo pelo celular?

Pode, com a Coexistência: o mesmo número segue no app WhatsApp Business do celular e na API. Em Configurações → Atendimento humano existe a opção "Pausar a IA quando um atendente responder (inclusive pelo celular)"; ela vem desligada.

E se a clínica desconectar o Odonto Invest?

O acesso cai dos dois lados na hora: o agente perde a ferramenta da clínica e é arquivado, e a chave e os avisos de eventos para o Odonto Invest param. Os contatos já importados continuam no InvestCRM.

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Para montar a clínica no InvestCRM

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