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Para clínicas dentales

WhatsApp para clínicas dentales: recepción, recordatorios y regreso

Cómo armar el WhatsApp de la clínica en InvestCRM, por la API Oficial de Meta: la recepción con IA, el recordatorio de cita como mensaje de utilidad, la invitación a volver para quien desapareció y el embudo de los planes de tratamiento. Con Odonto Invest conectado, el agente consulta la agenda de la clínica y agenda, confirma y reprograma citas después de confirmar quién es el paciente.

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El problema

Dónde suele trabarse el WhatsApp de la clínica

En la clínica dental, quien contesta el WhatsApp casi siempre es la misma persona que atiende el mostrador y el teléfono. La pregunta más común ("¿hay turno el jueves?") depende de la agenda, y la agenda está en otro sistema. Cuando el paciente escribe a la hora del almuerzo o después de las 18 h, la respuesta queda para el día siguiente, y puede reservar con quien contestó primero.

  • Ausencias y huecos: confirmar la agenda del día siguiente uno por uno, desde el celular de la recepción, se lleva la tarde y no deja registro de quién confirmó.
  • El regreso que nadie recuerda: limpieza, control del aparato y revisión dependen de que alguien se acuerde de llamar al paciente, y la lista de quién desapareció está en el sistema de gestión, lejos del WhatsApp.
  • Datos de salud en el celular personal: la foto de la radiografía, el examen y la duda sobre el tratamiento llegan al aparato de quien atiende. Para la LGPD brasileña, el dato de salud es un dato personal sensible.
  • El mensaje también es publicidad: el Código de Ética Odontológica brasileño vale para anuncios en cualquier medio, y un mensaje de marketing con precio, cuotas o "evaluación gratuita" entra en las prohibiciones del art. 44.

Los montajes de abajo atacan cada uno de esos puntos con lo que InvestCRM ya tiene, y cada uno indica el plan en el que funciona.

Montajes en InvestCRM

Cuatro montajes para la rutina de la clínica

Los nombres en negrita son los que aparecen en la pantalla (en portugués). Los montajes funcionan por separado y se suman; cómo trabaja el agente por dentro está en Atención con IA.

Desde el plan Business

1. Recepción con IA conectada a la agenda de Odonto Invest

Empieza cuando

En Configuraciones → Integrações (API), en la tarjeta Odonto Invest, haces clic en Conectar.

Cómo armarlo

  1. Entra con tu acceso de Odonto Invest y autoriza la clínica. Cada clínica de Odonto Invest queda ligada a una sola cuenta de InvestCRM.
  2. La conexión crea la etiqueta Paciente Odonto Invest, cuatro campos (Prontuário, CPF, Data de nascimento y E-mail, todos con "(Odonto Invest)" en el nombre) y el agente Recepção Odonto Invest, con la herramienta que consulta la agenda y los pagos de la clínica. En el editor del agente esa herramienta aparece como Integración: solo la activas o la desactivas.
  3. Los pacientes llegan en páginas de 200 hasta terminar; después, cada 15 minutos, entra solo quien cambió en Odonto Invest. La importación no dispara ninguna automatización, y el nombre que el equipo ya escribió en el contacto no se cambia.
  4. En el flujo de bienvenida, conecta el botón "Já sou paciente" al bloque Atendimento com IA con el agente Recepção Odonto Invest. Solo ese agente accede a los datos de la clínica.
  5. Registra la clave de OpenAI o de Anthropic en Configuraciones → Agente de IA: sin clave, el agente no responde.

Qué pasa después

Antes de mostrar cualquier dato, el agente confirma la identidad con el CPF o la fecha de nacimiento. Después muestra horarios libres, agenda, reprograma, cancela y confirma citas e informa pagos pendientes, siempre repitiendo día, hora y profesional y pidiendo el "sí" del paciente antes de guardar. Si la persona habla de dolor o urgencia, la conversación pasa a alguien del equipo.

Pantalla de InvestCRM: pestaña Comportamiento de un agente de IA de ejemplo, con tres habilidades activas (Agendar visita por el Calendario, Consultar pedido por sistema externo vía API y Transferir para Financeiro) y el campo de reglas del agente
Pantalla real de InvestCRM, con datos de ejemplo.

Desde el plan Start

2. Recordatorio de cita como mensaje de utilidad

Empieza cuando

El paciente recibe la etiqueta "Confirmar consulta" (disparador Tag atribuída ao contato).

Cómo armarlo

  1. Envía a aprobación la plantilla lembrete_consulta, en la categoría Utilidad (el texto está en la sección de plantillas, más abajo).
  2. En Automatizaciones, crea un flujo con el disparador Tag atribuída ao contato y elige la etiqueta "Confirmar consulta".
  3. Conecta un bloque Modelo aprovado con el recordatorio. En las variables de la plantilla, {{1}} = Primeiro Nome y {{2}} = Campo 1.
  4. Después de la plantilla, pon un bloque Ações con Remover Tag "Confirmar consulta", para que la misma etiqueta sirva en la próxima cita.
  5. La víspera, la recepción importa la planilla de las citas del día siguiente (CSV o XLSX, con el teléfono y el día y la hora en la columna del Campo 1), que actualiza al paciente ya registrado, y después aplica la etiqueta en la pantalla Contactos, de a uno o varios a la vez: la ficha del contacto no tiene dónde escribir el Campo 1. Si la agenda está en otro sistema, este puede hacer lo mismo por la API de InvestCRM (plan Business): el contacto llega con el Campo 1 y la etiqueta, y el flujo se dispara.

Qué pasa después

El recordatorio sale en el momento en que entra la etiqueta, aunque el paciente no haya escrito en las últimas 24 horas, porque es una plantilla aprobada. Su respuesta llega a la bandeja de entrada del equipo, donde se puede asignar la conversación y dejar una nota interna que el paciente no ve.

Desde el plan Start

3. Invitación a volver para quien no viene hace meses

Empieza cuando

Una difusión programada por día y hora, para un público elegido por condición.

Cómo armarlo

  1. Marca con una etiqueta a quien ya debe volver, por ejemplo "Retorno limpeza". Quien usa Odonto Invest ya tiene a todos los pacientes con la etiqueta Paciente Odonto Invest.
  2. En Transmissões, elige la plantilla retorno_manutencao (categoría Marketing) y, en Público alvo, la condición Tag es "Retorno limpeza".
  3. Haz clic en + Excluir público y elige la etiqueta Odonto Invest: sem marketing: marca a quien pidió, en Odonto Invest, no recibir marketing. La difusión no saca a ese grupo por su cuenta.
  4. Marca Confirmo o opt-in (el sistema lo pide antes de publicar), programa el día y la hora y elige el ritmo: Devagar (6 por minuto), Padrão (20) o Rápido (60).

Qué pasa después

El informe muestra enviados, entregados, leídos y clics. Quien escriba solo SAIR, PARAR, STOP, CANCELAR o DESCADASTRAR pasa a la lista de bloqueo y queda fuera de las próximas difusiones. Tocar un botón no da de baja: solo la palabra escrita.

Pantalla de InvestCRM: Público alvo de una difusión, con el menú de condiciones abierto (Tag, Segmento, Sequência de assinatura, Origem do opt-in), el conteo de contactos que recibirán y la casilla Confirmo o opt-in
Pantalla real de InvestCRM, con datos de ejemplo.

Desde el plan Start

4. Plan de tratamiento en el embudo, con motivo de pérdida

Empieza cuando

El paciente nuevo toca "Primeira consulta" en el flujo de bienvenida.

Cómo armarlo

  1. En el Embudo, renombra las etapas del primer embudo según la rutina de la clínica, por ejemplo: Evaluación agendada, Plan presentado, En tratamiento, Ganado y Perdido.
  2. En el flujo, conecta el botón "Primeira consulta" a un bloque Ações con Adicionar ao funil, en la primera etapa.
  3. Después de la evaluación, arrastra la tarjeta a Plan presentado y escribe el valor del plan. Crea una tarea ligada al negocio para volver a contactar al paciente: aparece en Tareas y en el Calendario.
  4. Si el paciente no cierra, marca el negocio como perdido y elige el motivo listo (precio, sin respuesta…) o escribe el tuyo.

Qué pasa después

La tarjeta muestra cuántos días lleva el plan parado en la misma etapa, y el semáforo de tareas señala a quién le falta respuesta. En Enterprise, la vista Conversión reúne la tasa de cierre, el tiempo en cada etapa y los motivos de pérdida más informados. Más sobre el embudo en CRM para WhatsApp.

Pantalla de InvestCRM: embudo de ventas de ejemplo en columnas (Novo lead, Em contato, Proposta enviada, Negociação), con el total de cada etapa y, en cada tarjeta, el valor, el teléfono y las etiquetas
Pantalla real de InvestCRM, con datos de ejemplo.

Plantillas de mensaje

Plantillas para la clínica, con la categoría correcta

Para escribirle primero al paciente, fuera de la ventana de 24 horas, el mensaje tiene que ser una plantilla aprobada por Meta, y la categoría define cuánto cuesta cada entrega. Cambia lo que está entre corchetes por los datos de la clínica antes de enviarla a aprobación.

  • Recordatorio de la cita

    Utilidad

    Nombre de la plantilla: lembrete_consulta

    Hola, {{1}}. Te recordamos tu cita agendada para {{2}}. Si necesitas cambiar el horario, responde este mensaje y la recepción te ayuda.

    • Confirmo
    • Necesito reprogramar

    Por qué esta categoría

    Habla de una cita que el propio paciente agendó y no ofrece nada: entra en utilidad. Si el texto suma un "aprovecha y agenda la limpieza", Meta puede pasar la plantilla a marketing.

  • Aviso de cuota del tratamiento

    Utilidad

    Nombre de la plantilla: pendencia_pagamento

    Hola, {{1}}. La cuota de tu tratamiento vence el {{2}}. Si ya pagaste, puedes ignorar este aviso; si tienes dudas, solo responde aquí.

    Por qué esta categoría

    Es un aviso de pago de un servicio que el paciente ya contrató, sin oferta al lado. La propia Meta usa el recordatorio de pago como ejemplo de utilidad.

  • Invitación a volver

    Marketing

    Nombre de la plantilla: retorno_manutencao

    Hola, {{1}}! Hace un tiempo desde tu última visita. ¿Quieres que la recepción busque un horario para tu control? [Clínica] · Responsable técnico: [nombre], CRO-[UF] [número]. Para no recibir más mensajes como este, responde CANCELAR.

    • Quiero agendar

    Por qué esta categoría

    Llamar de vuelta a quien no tiene cita es una invitación, y la invitación es marketing, aunque no haya precio. Por eso el texto lleva el nombre y el CRO del responsable técnico, no habla de precio, cuotas ni "evaluación gratuita" y explica cómo salir con CANCELAR.

  • Encuesta después de la cita

    Utilidad

    Nombre de la plantilla: pesquisa_atendimento

    Hola, {{1}}. ¿Cómo fue tu atención de hoy? Responde con una nota del 1 al 5. Tu respuesta llega solo al equipo de la clínica.

    Por qué esta categoría

    Encuesta sobre una atención que acaba de ocurrir, sin pedir reseña pública y sin oferta. Las encuestas de opinión están entre los ejemplos de utilidad de Meta.

Cuánto cuesta

Un mes de mensajes de una clínica, con la tabla de Meta

Ejemplo de una clínica con un número: recordatorios, avisos de cuota y encuestas como utilidad, invitaciones a volver como marketing y las conversaciones de la recepción y del agente dentro de la ventana de 24 horas, que Meta cobra como servicio desde octubre de 2026. InvestCRM no cobra nada por mensaje: Meta cobra directo en el medio de pago de tu cuenta.

Cuenta de ejemplo con la tabla oficial de Meta, número de Brasil
Para quéCategoríaMensajes en el mesCobradosPrecio por mensajeCosto en el mes
Recordatorios de cita, avisos de cuota y encuestasUtilidad360360R$ 0,0350R$ 12,60
Invitaciones a volver para quien no viene hace mesesMarketing200200R$ 0,3217R$ 64,34
Respuestas de la recepción y del agente con la conversación abiertaServicio (atención)1.400400R$ 0,0350R$ 14,00
Total estimado en el mes, pagado directo a MetaR$ 90,94

Los primeros 1.000 mensajes de servicio de cada número, cada mes, son gratis.

Si las plantillas de utilidad de esta cuenta se clasificaran como marketing, el mismo mes pasaría de R$ 90,94 a R$ 194,15.

Lo que mueve el precio es la categoría, no el largo del texto: un recordatorio escrito con oferta deja de ser utilidad. Para los volúmenes de tu clínica, usa la calculadora.

Los volúmenes son un ejemplo para mostrar la cuenta, no datos de un cliente.

Tabla de Meta en reales para números de Brasil, vigente desde el 1 oct 2026, revisada el 9 oct 2026. Ver la tabla en Meta

Haz tu cuenta en la calculadora →

Reglas del sector

Lo que piden el CFO, la LGPD y Meta, y lo que hace el sistema

Resumen de las normas brasileñas que pesan en el mensaje de una clínica dental, con el enlace al texto oficial. InvestCRM entrega y organiza los mensajes; el contenido sigue siendo responsabilidad de la clínica y del responsable técnico.

  • Publicidad sin precio, gratuidad ni forma de pago

    El Código de Ética Odontológica (Resolución CFO-118/2012) permite anunciar en cualquier medio de comunicación, siempre dentro del propio código (art. 42). El art. 44, I, considera infracción ética la publicidad con precios, servicios gratuitos, modalidades de pago o imágenes de antes y después. El art. 43 pide el nombre y el número de inscripción en el CRO y, en la persona jurídica, también los del responsable técnico.

    En InvestCRM

    InvestCRM no lee ni corrige el texto de las plantillas según las reglas del CFO: Meta revisa solo las suyas. Escribe la plantilla de marketing ya dentro del código, con el nombre y el CRO, como en la invitación a volver de arriba.

    Fuente: Código de Ética Odontológica (Resolución CFO-118/2012)

  • Imagen de paciente solo con consentimiento

    La Resolución CFO-196/2019 autoriza la selfie con el paciente y la imagen del diagnóstico y de la conclusión del tratamiento hecha por el dentista que realizó el procedimiento, siempre con el Término de Consentimiento Libre e Informado (TCLE). Prohíbe la imagen que identifique equipo, instrumental, material o tejido, el video del procedimiento fuera de publicaciones científicas y la expresión sensacionalista o con promesa de resultado. Toda imagen o video lleva el nombre y el número de inscripción del profesional.

    En InvestCRM

    La plantilla de marketing acepta imagen, video o documento en el encabezado; la elección de la imagen y el TCLE son de la clínica. Las fotos que el paciente envía en la conversación se abren en la bandeja de entrada solo con un enlace firmado, que vence entre 60 y 90 minutos.

    Fuente: Resolución CFO-196/2019

  • El telemarketing activo sigue vetado

    La Resolución CFO-271, del 18/06/2025, dio nueva redacción al inciso XIV del art. 44: salieron del texto las tarjetas de descuento y el correo directo por internet, y sigue prohibido ofrecer servicios odontológicos para captar pacientes con telemarketing activo a la población en general, parlantes, volanteros y medios parecidos.

    En InvestCRM

    La difusión va a los contactos de tu base que cumplen la condición del público, y el sistema pide confirmar el opt-in antes de publicar. Invitar a quien nunca fue paciente ni pidió contacto es lo que más se parece al telemarketing activo: usa la difusión para tus pacientes.

    Fuente: Resolución CFO-271/2025

  • El dato de salud es un dato personal sensible

    En la LGPD (Ley 13.709/2018), el dato referido a la salud es un dato personal sensible (art. 5, II). Su tratamiento solo puede ocurrir en las hipótesis del art. 11, como el consentimiento específico y destacado del paciente o la tutela de la salud en un procedimiento hecho por profesionales de la salud. El consentimiento se puede revocar en cualquier momento (art. 8, § 5).

    En InvestCRM

    El agente Recepção Odonto Invest solo consulta datos después de confirmar quién es el paciente y nunca muestra datos de otra persona. La cuenta tiene verificación en dos pasos y niveles de acceso para el equipo. InvestCRM no tiene sello de LGPD: el tratamiento de los datos está en la política de privacidad.

    Fuente: Ley General de Protección de Datos (Ley 13.709/2018)

  • Opt-in, pedido de baja y documento de identidad

    La Política de Mensajes de WhatsApp Business pide el opt-in de quien recibe y que se respete todo pedido para dejar de recibir. También pide que la empresa no solicite números completos de tarjeta, de cuenta financiera o de documento de identidad, y prohíbe usar WhatsApp para telemedicina o para intercambiar información de salud donde la ley aplicable no lo permita.

    En InvestCRM

    Antes de publicar una difusión, el sistema pide la casilla "Confirmo o opt-in". Quien escribe solo SAIR, PARAR, STOP, CANCELAR o DESCADASTRAR pasa a la lista de bloqueo. El agente de Odonto Invest acepta CPF o fecha de nacimiento para confirmar la identidad: por esta regla, prefiere la fecha de nacimiento y escríbelo en las reglas del agente, en Configuraciones → Agente de IA.

    Fuente: Política de Mensajes de WhatsApp Business

  • Utilidad es un aviso sin tono de venta

    Según la regla de categorías de Meta, una plantilla de utilidad no tiene tono promocional y trata algo específico del usuario, como la cita que agendó o el pago que debe. Una plantilla con contenido mezclado, como un aviso con una promoción al lado, es marketing.

    En InvestCRM

    Cuando Meta cambia la categoría de una plantilla tuya, la tabla Meus Modelos, en Configuraciones → WhatsApp, muestra el aviso "a Meta mudou de Utility" junto a la nueva categoría, y el precio de esa entrega pasa a ser el de marketing.

    Fuente: Categorías de plantilla de Meta

Reglas revisadas en las fuentes oficiales el 18 oct 2026. No es asesoría jurídica: ante la duda, consulta a tu colegio profesional.

Plan

Qué plan necesita la clínica

Con Odonto Invest, el plan es Business. La conexión usa el recurso de API e integraciones, que empieza en ese plan, y crea el agente Recepção Odonto Invest, que ocupa uno de los 5 lugares de agente del plan. Business también trae la fila de atención humana por sector, a donde van los casos de dolor o urgencia, y entran tú y 3 personas más en la cuenta (recepción, dentista y gestión, por ejemplo).

Sin Odonto Invest, Start cubre el recordatorio por automatización (2 automatizaciones activas), la invitación a volver por difusión (1.000 mensajes de difusión al mes), un embudo y un agente de IA que responde dudas a cualquier hora. La IA solo agenda si está conectada a una agenda: Odonto Invest u otro sistema con API, mediante la habilidad "Consultar sistema externo (API)".

Los pacientes importados se vuelven contactos y cuentan en los contactos del plan. Los incluidos en cada plan están en la tabla.

Planes de InvestCRM: precio, límites y funciones de cada uno
FunciónGrátisStartBusinessEnterprise
Precio por mesR$ 0R$ 147R$ 297R$ 597
En el anual (35% de descuento)R$ 0R$ 1.146,60 al año (equivale a R$ 95,55 al mes)R$ 2.316,60 al año (equivale a R$ 193,05 al mes)R$ 4.656,60 al año (equivale a R$ 388,05 al mes)
Personas en la cuentaSolo túTú y 1 másTú y 3 másTú y 15 más
Contactos incluidos1001.0005.000Sin límite
Agentes de IA1, solo en el chat de prueba15Sin límite
Automatizaciones activasNo incluido21050
Mensajes de difusión al mesNo incluido1.000Sin límiteSin límite
Embudos de ventasNo incluido15Sin límite
Atención humana con fila y sectoresNo incluidoNo incluidoIncluidoIncluido
API y webhooksNo incluidoNo incluidoIncluidoIncluido

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Preguntas

Dudas de quien lleva la recepción

¿Necesito usar Odonto Invest para usar InvestCRM en la clínica?

No. Sin él, el recordatorio, la invitación a volver, el embudo y el agente de IA funcionan igual; lo que cambia es que la IA no ve la agenda y no agenda citas. Odonto Invest es el sistema de gestión odontológica de la misma empresa de InvestCRM, y la integración con él empieza en el plan Business.

No veo la tarjeta de Odonto Invest en Integrações (API). ¿Por qué?

La tarjeta aparece en las cuentas marcadas como clínica de salud y en las que ya se conectaron alguna vez. Hoy esa marca la hace el equipo de InvestCRM: pídela con el botón Hablar con ventas, al final de esta página.

¿El agente puede orientar al paciente sobre dolor o tratamiento?

No. Las reglas que trae el agente Recepção Odonto Invest prohíben diagnóstico, orientación clínica y promesa de resultado, y mandan pasar a una persona cuando el tema es dolor, urgencia o reclamo. Precio, solo el que devuelva el sistema de la clínica; el pedido de descuento va al equipo.

La clínica tiene dos sedes. ¿Se puede usar un solo número?

Cada cuenta de InvestCRM tiene un número de WhatsApp, y cada clínica de Odonto Invest se conecta a una sola cuenta. Dos sedes con agendas separadas piden dos cuentas, cada una con su número y su suscripción.

¿La recepción puede seguir respondiendo desde el celular?

Sí, con la Coexistencia: el mismo número sigue en la app WhatsApp Business del celular y en la API. En Configuraciones → Atendimento humano está la opción "Pausar a IA quando um atendente responder (inclusive pelo celular)"; viene desactivada.

¿Y si la clínica desconecta Odonto Invest?

El acceso se corta de los dos lados en el momento: el agente pierde la herramienta de la clínica y queda archivado, y la clave y los avisos de eventos hacia Odonto Invest se detienen. Los contactos ya importados siguen en InvestCRM.

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